Documents administratifs : combien de temps faut-il les conserver ?

Faut-il garder ou jeter certains documents administratifs ? C’est une question que tout le monde se pose. Entre les documents à conserver toute la vie, ceux à garder quelques années et ceux que l’on peut jeter, il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Voici ce qu’il faut savoir pour gérer ses documents, en version papier ou numérique.

Certains documents sont indispensables et doivent être gardés toute la vie. Ils servent à réaliser des démarches administratives, à prouver votre identité, votre situation familiales ou certains droits. D’autres papiers doivent quant à eux être conservés pendant une durée précise, selon la loi ou les besoins de preuves en cas de litige. Il est important de bien connaître ces délais pour éviter les mauvaises surprises et ne pas encombrer inutilement vos dossiers.

Tous les papiers n’ont pas besoin d’être conservés indéfiniment. Chaque document a un délai de conservation minimum, passé lequel il peut être jeté sans risque. Ces délais varient en fonction de la nature du document et de son utilisé en cas de contrôle ou de litige. Jeter un document trop tôt peut vous priver d’une preuve importante.

Les documents liés à la location d’un logement (contrat de bail, état des lieux, quittances de loyer) doivent être conservés au moins 3 ans après la fin du bail. Ils servent à prouver le paiement des loyers ou l’état du logement en cas de litige avec le propriétaire ou le locataire.

Les déclarations de revenus, avis d’imposition et justificatifs fiscaux doivent être gardés jusqu’au début de la 4e année qui suit l’année d’imposition. Ce délai correspond au temps pendant lequel l’administration fiscale peut effectuer un contrôle. Il est aussi conseillé de conserver les justificatifs de dépenses ouvrant droit à une réduction ou un crédit d’impôt pendant la même durée.

Les bulletins de salaire doivent être conservés jusqu’à la liquidation de la retraite, car ils servent à prouver vos droits et le montant de votre pension. Les contrats de travail, attestations d’employeur et certificats de travail doivent être gardés toute la vie. Ces documents peuvent être demandés pour justifier votre carrière ou en cas de litige avec un employeur.

• Si l’original est papier, il est conseillé de le garder, même si une copie numérique peut servir de preuve dans certains cas.
• Si l’original est électronique, il a la même valeur que le papier et doit être conservé selon les mêmes délais.
• En cas de doute, privilégiez la conservation des deux versions, surtout pour les documents importants.

Certains papiers doivent être conservés même après le décès, car ils peuvent prouver des dettes ou des créances pour les héritiers. Il est recommandé de ne rien jeter avant la clôture complète de la succession et la liquidation de tous les droits.